Formalités à l'embauche

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Respectez scrupuleusement les formalités d'inscription, cela vous évitera bien des ennuis. Vous avez aussi un rôle de formation, notamment pour tout ce qui concerne la sécurité et l"hygiène.

1. Formalités obligatoires

récupérez et classez l'un des deux contrats. Il doit être signé par les deux parties dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche, faute de quoi il n'a aucune valeur. Il s'agit de deux jours pleins ouvrables, le jour de l'embauche ne comptant pas, pas plus que les dimanches et jours fériés. (Arrêt Cass. Soc. du 29 octobre 2008).
Si votre salarié refuse de signer son contrat dans ce délai, ne le laissez pas travailler au-delà de ce délai, il serait considéré automatiquement en CDI ! Néanmoins, la Cour de Cassation a jugé qu'un salarié qui refusait sciemment de signer son contrat dans le but inavoué de le faire ensuite indûment requalifier ne pouvait pas prétendre à une demande en requalification. Pas de contrat CDD daté et signé dans les 2 jours? Le CDD n'a alors aucune valeur, le contrat est réputé conclu en CDI sans période d'essai.
faites rapidement passer la visite médicale d'embauche , en principe avant la fin de la période d'essai, ce qui est parfois difficile en pratique. Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée doivent avoir passé la visite médicale avant leur embauche . En cas de déclaration d'inaptitude, la médecin du travail doit procéder à un deuxième examen (sauf danger immédiat) au bout de 15 jours avant de pouvoir déclarer le salarié inapte. (Arrêt N° 314729 du Conseil d'Etat )
procédez à la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE ) par voie électronique auprès votre agence Urssaf ou MSA, au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard au moment de la prise de travail. La DPAE a remplacé la DUE depuis le 1er août 2011 (décret n° 2011-681 du 16 juin 2011 ).
mentionnez les CDD conclus et résiliés dans la déclaration mensuelle des mouvements de main d'oeuvre (entreprises de plus de 50 salariés)
procédez à l'inscription dans le registre unique du personnel, obligatoire pour les personnels en CDD, et ce, quelle que soit la durée du contrat. Outre le nom et le prénom du salarié, et à côté de la mention "contrat à durée déterminée", vous devez inscrire sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, l’emploi, la qualification retenue, et la date d’entrée dans l’établissement (puis sa date de sortie). Indiquez s'il s'agit d'un emploi à temps partiel. Pour les étrangers, indiquez le type et le numéro d’ordre de l'autorisation de travail. Ces formalités sont les mêmes pour un salarié embauché en intérim, à ceci près que dans ce cas il faut indiquer le nom et l’adresse de l'agence d'intérim.
affiliez le salarié à votre caisse de retraite complémentaire
le cas échéant, faites la déclaration de premier salarié auprès de l’Inspection du Travail dont relève l’établissement.

Que faire si votre candidat n'a pas encore de N° de sécurité sociale ?

2. Responsabilités d'information et de formation

N'oubliez pas que vous devez aussi:

informer et former vos salariés , de manière compréhensible pour chacun, dès l'embauche, sur les risques pour leur santé et leur sécurité au travail , et leur présenter le "document unique " qui recense ces risques. Ces temps d'information et de formation sont obligatoires, ils doivent dérouler pendant l'horaire normal de travail et sont décomptés comme temps de travail.
organiser notamment une formation pratique et appropriée en matière d'hygiène et de sécurité , sur les thèmes de la circulation des engins et des personnes, les risques liés à l'exécution du travail, et la conduite à tenir en cas d'accident, formation à répéter périodiquement
organiser une formation renforcée à la sécurité pour les personnels affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité et figurant sur la liste des postes à risques de l'entreprise
porter à la connaissance de vos salariés en CDD la liste des postes à pourvoir en CDI dans l'entreprise, lorsqu'un tel dispositif d'information existe pour le personnel permanent.