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Respectez scrupuleusement les formalités d'embauche, vous éviterez bien des ennuis.

N'oubliez pas que la loi vous impose un rôle de formateur, notamment pour tout ce qui concerne la sécurité et l'hygiène.

1. Formalités obligatoires

  • DPAE
    Procédez à la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE) par voie électronique auprès votre agence Urssaf ou MSA, au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard au moment de la prise de travail. La DPAE (Déclaration Préalable A l'Embauche) a remplacé la DUE (Déclaration Unique d'Embauche) depuis le 1er août 2011 (décret n° 2011-681 du 16 juin 2011).
  • Signatures
    Récupérez et classez l'un des deux contrats CDD. Il doit être signé par les deux parties dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche, faute de quoi il n'a aucune valeur. Il s'agit de deux jours pleins ouvrables, le jour de l'embauche ne comptant pas, pas plus que les dimanches et jours fériés. (Arrêt Cass. Soc. du 29 octobre 2008). Si votre salarié refuse de signer son contrat dans ce délai, ne le laissez pas travailler au-delà, il serait considéré automatiquement en contrat CDI !
    Néanmoins, la Cour de Cassation a jugé qu'un salarié qui refusait sciemment de signer son contrat à durée déterminée dans le but inavoué de le faire ensuite indûment requalifier en contrat CDI ne pouvait pas prétendre à une demande en requalification. Reste cependant à rapporter la preuve que la négligence du salarié était intentionnelle, ce qui n'est pas toujours évident. 
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Pas de contrat CDD daté et signé dans les 2 jours? 

Le CDD n'a alors aucune valeur, le contrat est réputé conclu en CDI sans période d'essai.

  • Visite d'information et de prévention (ex visite médicale)
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L'obligation de visite d'information et de prévention n'est pas une simple formalité, y compris pour les CDD.

L'employeur a une obligation de sécurité de résultat, et le manquement à cette obligation peut constituer une faute inexcusable de l'employeur. Les tribunaux sont impitoyables sur ce point, ne prenez pas de risques.

La loi impose de faire passer la visite d'information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste, y compris pour les contrats courts. Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée et les mineurs (moins de 18 ans) doivent avoir passé la visite avant leur embauche.

  • Registre unique du personnel
    Procédez à l'inscription dans le registre unique du personnel de l'établissement, formalité obligatoire pour les personnels en contrats à durée déterminée, et ce, quelle que soit la durée du contrat et quelle que soit la taille de l'entreprise. Outre le nom et le prénom du salarié, et à côté de la mention "contrat à durée déterminée", vous devez inscrire sa nationalité (vérifiez son titre de travail), sa date de naissance, son sexe, l’emploi, la qualification retenue, et la date d’entrée dans l’établissement (puis sa date de sortie). Indiquez s'il s'agit d'un emploi à temps partiel. Pour les étrangers, indiquez le type et le numéro d’ordre de l'autorisation de travail. Ces formalités sont les mêmes pour un salarié embauché en intérim, à ceci près que dans ce cas il faut indiquer le nom et l’adresse de l'agence d'intérim.
    Sont dispensés de tenir un registre unique du personnel les particuliers employeurs ainsi que les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
    Pour en savoir plus sur le registre unique du personnel.
  • Caisse de retraite complémentaire
    affiliez le salarié à votre caisse de retraite complémentaire
  • Déclaration de premier salarié
    Le cas échéant, faites la déclaration de premier salarié auprès de l’Inspection du Travail dont relève l’établissement
  • 1% CIF-CDD
    En tant qu'employeur de salarié en CDD vous devrez vous acquitter de la contribution spécifique de 1% au titre du CIF-CDD

Que faire si votre candidat n'a pas encore de N° de sécurité sociale ?

2. Responsabilités d'information et de formation

N'oubliez pas que vous devez aussi:

  • informer le salarié en contrat CDD sur la convention collective, que vous devez tenir à sa disposition, ainsi que sur le règlement intérieur s'il en existe un
  • informer et former vos salariés, de manière compréhensible pour chacun, dès l'embauche, sur les risques pour leur santé et leur sécurité au travail, et leur présenter le "document unique" qui recense ces risques. Ces temps d'information et de formation sont obligatoires, ils doivent se dérouler pendant l'horaire normal de travail et sont décomptés comme temps de travail. N'oubliez pas que les salariés en contrat CDD sont bien plus vulnérables notamment aux accidents du travail que les salariés en contrat CDI.
  • organiser notamment une formation pratique et appropriée en matière d'hygiène et de sécurité, sur les thèmes de la circulation des engins et des personnes, les risques liés à l'exécution du travail, et la conduite à tenir en cas d'accident, formation à répéter périodiquement
  • organiser une formation renforcée à la sécurité pour les personnels affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité et figurant sur la liste des postes à risques de l'entreprise
  • porter à la connaissance de vos salariés en contrat à durée déterminée la liste des postes à pourvoir en contrat à durée indéterminée dans l'entreprise, lorsqu'un tel dispositif d'information existe pour le personnel permanent.

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