Formalités à l'embauche d'un salarié en contrat CDD

1. Formalités obligatoires

• DPAE
  Procédez à la Déclaration Préalable A l'Embauche  (DPAE )  par voie électronique auprès votre agence URSSAF, au plus tôt huit jours avant l'embauche mais au plus tard au moment de la prise de travail . Pas d'embauche sans DPAE, c'est votre responsabilité d'employeur, et le défaut de DPAE est fortement sanctionné. !
  La DPAE  a remplacé la DUE  (Déclaration Unique d'Embauche) depuis le 1er août 2011 (décret n° 2011-681 du 16 juin 2011 ).
• Signatures sur le contrat
  Le contrat doit être signé par les deux parties dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche, faute de quoi vous risquez d'avoir à payer une indemnité (max 1 mois de salaire) au salarié, ainsi qu'une amende de 3'750 € prévue à l'article L. 1248-7 .
  Il s'agit de deux jours pleins ouvrables, le jour de l'embauche ne comptant pas, pas plus que les dimanches et jours fériés. (Arrêt Cass. Soc. du 29 octobre 2008).
  Si votre salarié refuse de signer son contrat  dans ce délai, ne le laissez pas travailler au-delà, il serait considéré automatiquement en contrat CDI !
  Néanmoins, la Cour de Cassation a jugé qu'un salarié qui refusait sciemment de signer son contrat à durée déterminée dans le but inavoué de le faire ensuite indûment requalifier en contrat CDI ne pouvait pas prétendre à une demande en requalification. Reste cependant à rapporter la preuve que la négligence du salarié était intentionnelle, ce qui n'est pas toujours évident. 

• La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
  La DSN remplace progressivement la DMMO (Déclaration mensuelle des mouvements de main d'oeuvre). Elle est obligatoire pour toutes les entreprises et associations, mais pas pour les particuliers-employeurs. Elle sert à déclarer et payer les cotisations aux autres organismes sociaux que les URSSAF et doit être faite mensuellement.
  entionnez les contrats à durée déterminée conclus et résiliés dans la déclaration mensuelle des mouvements de main d'oeuvre  DMMO (entreprises de plus de 50 salariés), que vous faites auprès de la DARES dans les 8 premiers jours de chaque mois. 

  En savoir plus sur la DSN

• Visite d'information et de prévention (ex visite médicale)

La loi impose de faire passer la visite d'information et de prévention  dans les 3 mois suivant la prise de poste, y compris pour les contrats courts. Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée  et les mineurs (moins de 18 ans) doivent avoir passé la visite avant leur embauche . La demande se fait via la DPAE. 

• Registre unique du personnel
  Procédez à l'inscription dans le registre unique du personnel de l'établissement, formalité obligatoire pour les personnels en contrats à durée déterminée, et ce, quelle que soit la durée du contrat  et quelle que soit la taille de l'entreprise. Outre le nom et le prénom du salarié, et à côté de la mention "contrat à durée déterminée", vous devez inscrire sa nationalité (vérifiez son titre de travail), sa date de naissance, son sexe, l’emploi, la qualification retenue, et la date d’entrée dans l’établissement (puis sa date de sortie). Indiquez s'il s'agit d'un emploi à temps partiel. Pour les étrangers, indiquez le type et le numéro d’ordre de l'autorisation de travail. Ces formalités sont les mêmes pour un salarié embauché en intérim, à ceci près que dans ce cas il faut indiquer le nom et l’adresse de l'agence d'intérim.
  Sont dispensés de tenir un registre unique du personnel les particuliers employeurs ainsi que les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
  Pour en savoir plus sur le registre unique du personnel .
• Organismes sociaux (médecine du travail, caisse de retraite complémentaire, mutuelle, prévoyance)
  Affiliez le salarié à votre caisse de retraite complémentaire et à la mutuelle, ainsi qu'à votre organisme de prévoyance si vous en avez un.
• Déclaration de premier salarié
  Si c'est votre premier salarié, faites la déclaration de premier salarié auprès de l’Inspection du Travail dont relève l’établissement
• 1% CPF (ex-CIF-CDD)
  En tant qu'employeur de salarié en CDD vous devrez vous acquitter de la contribution spécifique de 1% au titre du CPF

Que faire si votre candidat n'a pas encore de N° de sécurité sociale ?

L'URSSAF rappelle que le défaut de déclaration d’embauche (DPAE), l’absence de bulletin de paie ou la mention d’un nombre d’heures sur le bulletin de salaire inférieur à celui réellement accompli ainsi que le manquement aux obligations déclaratives périodiques et/ou de paiements des cotisations et contributions sociales peuvent tomber sous le coup du délit de travail dissimulé.

2. Responsabilités d'information et de formation

N’oubliez pas que vous avez l’obligation de :

• Informer par écrit le salarié en CDD , au plus tard dans les 7 jours suivant l’embauche , des éléments essentiels de la relation de travail : identité des parties, lieu de travail, poste occupé, date de début, durée du contrat, rémunération (montant, périodicité), durée de la période d’essai, horaires et organisation du temps de travail, procédure applicable en cas de rupture, convention collective applicable, organismes de protection sociale, etc.
  Cette information peut être intégrée au contrat de travail ou remise dans un document séparé. Elle est obligatoire, même pour des contrats très courts.
• Tenir à disposition du salarié la convention collective applicable, et lui communiquer le règlement intérieur s’il en existe un.
• Informer et former les salariés dès l’embauche , de façon claire et compréhensible, sur les risques professionnels liés à leur poste et leur environnement de travail. Ils doivent également être sensibilisés au "document unique "  d’évaluation des risques professionnels.
  Cette information est obligatoire , doit se dérouler pendant le temps de travail, et être comptabilisée comme tel .
• Mettre en place une formation pratique à l’hygiène et à la sécurité , couvrant notamment :
  • la circulation des personnes et des engins,
  • les risques spécifiques à l’exécution du travail,
  • la conduite à tenir en cas d’accident.
    Cette formation doit être renouvelée périodiquement .
• Organiser une formation renforcée à la sécurité pour les salariés affectés à des postes à risque , figurant sur la liste établie par l’entreprise.
• Informer les salariés en CDD des postes en CDI à pourvoir , si un dispositif d’information est en place pour le personnel permanent.

Important : les salariés en CDD sont statistiquement plus exposés aux accidents du travail que les CDI. Il est donc essentiel de respecter ces obligations, tant pour leur sécurité que pour limiter les risques juridiques pour l’employeur.

ÊTES-VOUS SÛR DU CAS DE RECOURS QUE VOUS VOULEZ UTILISER ?